LISTA DE ORDENAMIENTO Y FILTROS

Una lista es una información organizada y relacionada. La fila superior contiene el título de cada una de las columnas (no siempre las listas contienen título), cada fila se denomina registro, cada columna se denomina campo. Cada campo es una propiedad o atributo. Una lista puede almacenar información de cualquier tipo, por ejemplo, datos básicos de un trabajador, control de existencias de artículos en un almacén, inventarios, nomina de una empresa, lista de notas de un colegio, etc.
Observe la Figura 1, este ejemplo contiene la lista de los elementos químicos, está compuesta por cuatro campos: Elemento, Símbolo, Número atómico y Masa atómica. Cada registro contiene información relacionada entre sí, por ejemplo, el símbolo químico del Hierro es Fe, su número atómico es 26 y su masa atómica es 55.850. No es necesario que la lista comience en la columna A ni en la fila 1, puede comenzar a partir de cualquier referencia de celda escogida.

FIGURA 1

Ordenar una lista

Se puede ordenar una lista por el campo seleccionado o por una combinación de campos. En el ejemplo actual, puede ordenar la lista alfabéticamente por el campo “Elemento”. Podría ordenar la lista por su número atómico, etc.. Para ordenar una lista, sitúese en cualquier celda que pertenezca a la lista, enseguida, seleccione la opción “Datos” de la Barra de Menús, seleccione “Ordenar…”, se sombrea toda la lista indicando que está seleccionada y aparece el cuadro de diálogo mostrado en la Figura 2. Observe que este cuadro de diálogo contiene tres listas desplegables que permiten establecer los criterios de ordenamiento. Excel ordena la lista tomando como base de uno a tres campos. Puede seleccionar si se ordena ascendentemente o descendentemente.

Para el ejemplo que se está siguiendo, se va a ordenar ascendentemente por el campo “Elemento”. Observe la parte inferior del cuadro de diálogo “Ordenar” le permite establecer si la lista tiene fila de encabezamiento. Si se establece que la lista no tiene fila de encabezamiento, en las listas desplegables no aparecen los nombres de campo, en su lugar se muestran los nombres de columnas. Después de seleccionar los criterios de ordenamiento, presione la tecla “Aceptar”. Puede observar el resultado obtenido, en la Figura 3.

FIGURA 2

FIGURA 3

FILTROS

Filtrar información se refiere a hacer una consulta, es decir, que se muestren solo los registros que cumplan con la condición establecida. Este es un proceso dinámico que se puede llevar a cabo para ver la información como se quiera cuantas veces sea necesario.

Para filtrar la información, primero sitúese en cualquier celda que pertenezca a la lista (se toma como ejemplo la lista de elementos químicos, observe la Figura 1); seleccione “Datos” en la barra de menús, seleccione “Filtro” y seleccione “Autofiltro”. Al lado derecho del encabezado de cada columna aparece una flecha, como se indica en la Figura 4. Haga clic sobre la flecha del campo que quiere filtrar información.

Observe que en la lista mostrada en la Figura 4. En este caso se hizo clic sobre la flecha del campo “Elemento” seleccione el nombre del elemento del cual quiere que se muestre el registro o registros que cumplan con la condición. Por ejemplo, si hace clic sobre el elemento “Boro”, se muestra todos los registros en los cuales el campo Elemento es igual a Boro. En este caso solo se muestra un registro.

FIGURA 4

Inicialmente aparece (Todas) en la lista, permite mostrar todos los registros, es útil cuando se ha aplicado algún filtro que se desea deshacer. En seguida, (Las 10 más...), muestra los 10 registros que cumplen con la condición que se establezca, selecciona los diez elementos superiores o inferiores, puede cambiarse la cantidad de registros a mostrar.

Más abajo, aparece la opción de (personalizar), la cual permite establecer los criterios o condiciones de filtrado. Por ejemplo, seleccione la flecha de filtrado en el campo “Número Atómico”. Seleccione (Personalizar…). Se genera el cuadro de diálogo mostrado en la Figura 5. En la parte superior aparece el nombre del campo que se va a utilizar para establecer el filtro, este caso, “NÚMERO ATÓMICO”. Enseguida, hay una lista desplegable para seleccionar el operador de comparación, enfrente, escriba el valor de comparación. Observe que la condición para el ejemplo que se está siguiendo quedó “Es mayor que 10”. Más abajo hay otra lista desplegable para seleccionar opcionalmente otra condición. En este caso la restricción queda “Es menor que 20”. Entre las dos condiciones debe seleccionarse alguno de los dos operadores lógicos Y, O. En el ejemplo presente se seleccionó el operador lógico Y. El resultado del filtro lo puede apreciar en la Figura 6. En definitiva, en este ejemplo, se muestran todos los registros que cumplen con la condición de que “el número atómico es mayor que 10 y menor que 20”. Se pueden utilizar dos caracteres comodines (los mismos que se utilizan en Windows), interrogación (?) y asterisco (*). El “?” reemplaza un único carácter en la posición en que se encuentra. Por ejemplo, “?aso” establece la condición para las palabras “taso”, “baso”, “maso”, “paso”, etc. El “*” reemplaza una serie de caracteres, por ejemplo, si desea que seleccionen todos los registros que empiece por b, escriba b* en la condición.

FIGURA 5

 FIGURA 6

 

Ver Nuevamente Todos los Registros

Para ver todos los registros, seleccione “Datos” en la barra de menús, seleccione “Filtros” y escoja “Mostrar todo”, inmediatamente, aparecen todos los registros que se encuentran en la lista. La opción de “Mostrar todo” se encuentra habilitada únicamente cuando se ha hecho una acción de filtrado previa y por lo tanto se encuentran varios registros ocultos.

También puede ver todos los registros haciendo clic sobre la flecha de filtrado del campo correspondiente y en la lista de opciones seleccione (Todas), en este momento se muestran todos los registros que hacen parte de la lista.

Desactivar Filtrado

Seleccione “Datos” en la barra de menús, seleccione “Filtro” y seleccione “Autofiltro”. Inmediatamente desaparecen de la lista, las flechas de filtrado.

Mapa Conceptual de la Lista de Ordenamiento en Excel

Mapa Conceptual de los Filtros en Excel

REFLEXIÓN

"Las listas de ordenamiento y filtros son de gran importancia al momento de hacer algún trabajo o para hacer más fácil el manejo de los datos ya que el ordenamiento nos sirve para tener en orden varios datos como sería una lista de alumnos de igual manera son de gran importancia los filtros ya que con ellos podemos saber o encontrar más rápido los datos que  necesitemos con esto nos damos cuenta que Excel cuenta con más de una ventaja o función al momento de querer realizar un trabajo bien hecho y cada vez nos facilita más las cosas y que  puede ofrecer más funciones de las que ya conocemos y hacemos uso hoy en día y Excel facilita el manejo para ordenar alguna base de datos o realizar filtros sin ningún problema ni dificultad..."